Apakah Manfaat
Sistem Informasi Bagi Bisnis Anda?
Seorang pemilik bisnis
bertanya kepada saya, sebenarnya seberapa besar kepentingan dan manfaat sistem
informasi bagi sebuah bisnis.
Maka saya pun
menjelaskan bahwa sekarang sudah terjadi pergeseran era dalam bisnis. Era
bisnis sekarang adalah era dimana arus informasi memegang peranan sangat vital
dibandingkan arus barang.
Sehebat dan sebesar
apapun seorang pebisnis memonopoli arus barang, hal tersebut tidak berarti
apa-apa jika dia tidak memiliki informasi yang akurat, terkini, mudah diakses
dan terkendali dalam menguasai distribusinya.
Oleh sebab itu maka
salah satu aset perusahaan bisnis modern yang sangat berharga adalah sistem
informasi yang memiliki tingkat respon tinggi serta fokus kepada para
penggunanya dari segala aspek.
Sistem informasi yang
dibangun dengan baik dan benar antara lain dapat meningkatkan produktivitas,
mengurangi stok material produksi, menghilangkan kegiatan yang tidak memiliki
manfaat (nilai tambah), meningkatkan layanan dan kepuasan pelanggan,
mengkoordinasikan setiap bagian dalam perusahaan serta meningkatkan kualitas
kebijakan manajemen.
Sedangkan secara umum
manfaat-manfaat tersebut dapat dikategorikan sebagai manfaat berwujud (tangible
benefit) dan manfaat tak berwujud (intangible benefit).
Manfaat Berwujud (tangible benefit)
Sebuah sistem informasi
yang dibangun dan dipelihara dengan baik akan memberikan manfaat berwujud yang
secara faktual dapat dilihat pergerakannya melalui pendapatan yang diraih serta
biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Indikator dari
keberhasilan/manfaat yang berdampak pada peningkatan pendapatan adalah
meningkatnya penjualan dalam pasar yang sudah ada serta perluasan ke pasar yang
baru.
Sistem informasi yang
baik dapat digunakan tidak hanya untuk penyimpanan data secara elektronik saja
tetapi harus mampu mendukung proses analisis yang diperlukan oleh manajemen.
Sehingga dengan dukungan
sistem informasi yang baik maka dapat diperoleh informasi yang akurat,
terpercaya, mutakhir dan mudah diakses mengenai kondisi penjualan perusahaan.
Dengan adanya laporan
yang tersaji dengan cepat dan setiap saat dapat diakses tersebut maka
keputusan-keputusan yang diambil pun dapat lebih cepat dan presisi terhadap
dinamika pasar yang ada.
Sedangkan dari sisi
pengurangan biaya dapat dilakukan analisis faktual atas pengurangan jumlah
sumber daya manusia yang dilibatkan dalam bisnis, pengurangan biaya operasional
seperti pasokan maupun overhead, pengurangan barang/material dalam stok gudang,
pengurangan biaya pemeliharaan dan penyediaan perlengkapan yang tidak terlalu
mahal.
Contoh dari pengurangan
jumlah sumber daya manusia adalah dalam proses pencatatan transaksi keuangan.
Jika sebelumnya proses di akunting harus dikelola minimalnya oleh lima orang
maka dengan implementasi SIA (sistem informasi akuntansi) yang baik cukup
dikerjakan oleh satu orang saja.
Hal ini disebabkan
dengan SIA yang terintegrasi maka setiap proses pembukuan dapat diproses
langsung dari masing-masing bagian terkait tanpa harus melalui proses pengisian
ulang data.
Selain itu secara
otomatis dengan penerapan SIA maka laporan-laporan keuangan dapat disajikan
berdasarkan data-data transaksi tersebut tanpa re-entry.
Masalah penumpukan pasokan
material produksi yang selama ini sering menjadi beban aktiva perusahaan dengan
penerapan modul SCM (supply chain management) dalam sistem informasi yang
dikembangkan sangat membantu memecahkan masalah tersebut.
Dengan dukungan SCM yang
baik maka penumpukan stok material produksi dapat ditekan seminimal mungkin.
Dimana perusahaan cukup memesan kepada para pemasok hanya pada saat mencapai
batas minimum persediaan.
Harga yang didapat pun
bisa sangat kompetitif karena diperoleh dari beberapa pemasok sehingga tentunya
hal ini sangat menguntungkan perusahaan.
Penekanan pada jumlah
tenaga kerja tentunya berdampak pada turunnya jumlah investasi perlengkapan
yang harus diinvestasikan yang berdampak pula pada turunnya biaya pemeliharaan.
Manfaat Tak Berwujud (intangible benefit)
Seringkali manfaat tak
berwujud inilah yang menjadi titik kritis pada jalannya roda bisnis sebuah
perusahaan.
Karena bersifat tak
berwujud, aspek-aspek berikut seringkali diabaikan atau tidak terlacak
resistensinya, yaitu:
1. Peningkatan kepuasan
konsumen
Misalkan Anda datang ke sebuah toko swalayan. Mana yang kira-kira akan Anda
pilih sebagai tempat berbelanja, toko yang waktu antrian di kasirnya lebih
singkat atau sebaliknya?
Tentunya Anda akan memilih yang pertama sekalipun mungkin harus membayar
sedikit lebih mahal dibandingkan dengan toko kedua.
Ternyata toko pertama sudah menerapkan sistem informasi penjualannya yang
lebih cepat dalam pemrosesan dan kemudahan pemasukan datanya.
2. Peningkatan kepuasan
karyawan
Seringkali muncul dari pihak karyawan yang merasa haknya tidak terpenuhi
seperti misalkan insentif lemburnya.
Ternyata hal ini terjadi akibat kesalahan perhitungan pihak manajemen yang
masih melakukannya secara manual atau dengan sistem pemasukan ulang data.
Padahal jika misalkan perusahaan menyediakan sistem absensi yang
terintegrasi dalam sistem informasi kepegawaian dan SIA maka secara otomatis
dapat dibuat laporan insenstif yang lebih akurat dan benar.
Hal tersebut baru salah satu contoh di luar misalkan perhitungan angka
kredit, hak cuti, jenjang karier, pendidikan dan latihan, dsb.
3. Peningkatan mutu dan
jumlah informasi
Informasi adalah komponen penting di jaman bisnis sekarang. Anda yang
kuasai informasi akan bertindak lebih responsif terhadap perubahan dan tren di
masa depan.
Penerapan sistem informasi yang baik tentunya akan menghasilkan
laporan-laporan hasil kompilasi data yang dikelola oleh database yang
berkualitas serta menyeluruh.
Hal tersebut dapat diwujudkan karena setiap proses pembuatan laporan
tersebut dieksekusi secara otomatis oleh mesin komputer.
4. Peningkatan mutu dan
jumlah keputusan manajemen
Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap pengambilan keputusan sangat bergantung
kepada informasi yang mendukung kebijakan yang akan diambil tersebut.
Hal tersebut hanya dapat terwujud jika sistem informasi dapat menyajikan
informasi yang relevan, akurat, terkini dan dapat diambil setiap saat.
5. Peningkatan mutu dan
jumlah respon atas kondisi pesaing
Aspek intelijen bisnis adalah hal yang sangat penting sejak kurun waktu
yang lama dengan berbagai format dan keperluannya.
Untuk mencapai titik respon yang cepat dan tepat atas dinamika para pesaing
maka diperlukan sistem informasi yang mampu mengumpulkan, menganalisis dan
mengkompilasi informasi yang dibutuhkan oleh para pengambil keputusan di
perusahaan.
6. Peningkatan efisiensi
dan keluwesan operasional
Pemilik bisnis mana yang tidak menginginkan ini?
Semakin efisien dan luwesnya sebuah operasional maka hal ini menunjukkan
semakin rendahnya biaya yang dikeluarkan untuk menjalankannya.
Hal tersebut dapat dicapai karena dipangkasnya rantai birokrasi dalam
perusahaan setelah implementasi sistem informasi yang baik.
7. Peningkatan mutu
komunikasi internal dan eksternal
Sebuah sistem informasi yang baik tentunya harus didukung oleh sistem
jaringan komunikasi data elektronik yang handal juga.
Dengan penerapan sistem informasi yang baik maka setiap pihak baik di dalam
maupun di luar perusahaan dapat bertukar informasi secara lebih efektif dan
efisien.
8. Peningkatan mutu
perencanaan
Perencanaan adalah proses yang penting bagi bisnis. Namun apapun perencanaan
yang akan dibuat maka tentunya diperlukan dukungan informasi yang memadai dalam
melaksanakannya.
Jika tidak maka perencanaan tersebut dapat kehilangan arah dan tidak
mencapai sasarannya karena kesalah informasi yang menjadi basisnya.
9. Peningkatan mutu
pengendalian dan pengawasan
Dengan sistem informasi yang dibangun dan dipelihara dengan baik maka
setiap aktivitas di dalam lingkungan bisnis dapat terus-menerus dipantau.
Pemantauan tersebut tentunya berdampak pada peningkatan pengendalian atas
setiap prosedur dan kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan.
Nah, sesudah mengetahui
betapa sistem informasi sangat penting dalam aktivitas bisnis, Anda tidak ingin
menunda penerapannya lagi bukan?
Tidak ada komentar:
Posting Komentar